11 نکته برای تسلط بر تماس های ویدیویی که مشتریان شما را شگفت زده می کند


چه می‌شود اگر شما و مشتریانتان بتوانید به‌جای اینکه به آنها به‌عنوان یک شر ضروری نگاه کنید، منتظر جلسات ویدیویی باشید؟

طبق یک مطالعه Korn Ferry در سال 2019، “89٪ از کارگران می گویند که هر هفته وقت خود را برای شرکت در جلسات و تماس های غیرمولد تلف می کنند.”

این روند فعلی جلسات ضعیف، فرصت کافی را برای شما فراهم می کند تا به عنوان یک علاقه مند به جلسات ویدیویی بدرخشید.

شما می‌توانید این جنبه از سفر مشتری را با اجرای مناسب تغییر دهید، و در نتیجه نقش رضایت‌بخش‌تر و روابط چسبنده‌تری با مشتری ایجاد کنید که ارزش شما را در بازار افزایش می‌دهد.

قبل از جلسه

ایجاد یک پایه محکم برای یک جلسه عالی جایی است که آماده سازی شروع می شود.

مشقت را بنویس

دانستن اینکه آیا شرکت کنندگان شما – یا یکی از نزدیکان آنها – دستاورد اخیری داشته اند که شامل تبریک یا شادی با آنها یا صرفاً پرسیدن در مورد آن است، کمک می کند.

شما فقط می خواهید شناسایی مناسبی انجام دهید تا مطمئن شوید که مقدار مناسبی از دانش فعلی و معنادار را دارید. به من اعتماد کن؛ ارزش 5 تا 10 دقیقه تحقیق اضافی را دارد و برای هر دو طرف یک تغییر بازی خواهد بود.

پرسش و پاسخ را در دستور کار خود قرار دهید

سؤالات در تماس های ویدیویی، به ویژه در صنعت ما، اجتناب ناپذیر هستند.

علی‌رغم جمع‌بندی شفاهی که بعداً در این مقاله ذکر شد، باید پنج دقیقه آخر را برای پرسش و پاسخ رزرو کنید.

اگر از این عمل غافل شوید، به مرور زمان یا عجله در خروجی خود را ترک می‌کنید، که هر دوی این موارد بدون تماس ویدیویی هستند.

یادآوری های دستی را ارسال کنید

ابتدا، باید یک یا دو ساعت قبل از زمان بازی، یک یادآوری جلسه دستی ارسال کنید.

اتوماسیون ضد خطا نیست، بنابراین یادآوری‌های دستی تضمین می‌کنند که شرکت‌کنندگان شما علی‌رغم نقص‌های فنی ظاهر می‌شوند.

یادآورهای دستی نیز با سفارشی کردن تجربه و برقراری ارتباط با مشارکت و علاقه شما، یک عنصر انسانی خوب را اضافه می کنند.

برای ایجاد ارتباط با شرکت کنندگان، طنز سبک را در این یادآوری ها وارد کنید.

به طور خلاصه، این تمرین به عنوان یک راه ساده برای رفتن مایل بیشتر عمل می کند.

صدا و تصویر را تأیید کنید

مهم‌ترین بررسی قبل از جلسه این است که نرم‌افزار خود را 5 تا 10 دقیقه زودتر روشن کنید تا مطمئن شوید صدا و تصویر شما کاملاً کار می‌کنند.

می خواهید ببینید پس زمینه شما چگونه است و تأیید کنید که سر تخت شما تحت کنترل است.

به دکمه بی صدا توجه کنید و مراقب باشید هنگام صحبت در تماس خود را بی صدا نکنید!

در طول جلسه

مهم نیست که چند بار در تماس های ویدیویی بوده اید، همیشه ناراحتی وجود دارد.

بی حوصلگی را از بین ببرید

با یک سوال یا نظر در مورد شرکت کنندگان یا کسب و کار آنها، ناهنجاری را از دروازه حذف کنید.

سناریوی ایده آل در اینجا شامل جشن گرفتن چیزی با شرکت کنندگان است، همانطور که در بالا توضیح دادیم.

این رویکرد ممکن است به اندازه پیشنهادهای سرگرم کننده یخ شکن خلاقانه نباشد، اما بی خطر است.

و با افزودن سطح دیگری از تماس شخصی، تجربه مشتری را افزایش می دهد.

در اینجا چند نمونه از رویدادهای زندگی آورده شده است:

  • سالگرد برند: این شرکت اخیراً یک سالگرد راه اندازی خود را جشن گرفت (یا در شرف جشن گرفتن است).
  • سالگرد نقش: یکی از شرکت کنندگان اخیراً سالگرد خود را در نقش فعلی خود، با شرکت یا در صنعت جشن گرفته است (یا در شرف جشن گرفتن است).
  • تبلیغات اخیر.
  • پست اخیر/مقاله.
  • پروژه یا مطالعه موردی اخیر.
  • طراحی مجدد برند و/یا وب سایت
  • عروسی.
  • سالگرد ازدواج.
  • تولد فرزند.
  • روز تولد.
  • فارغ التحصیلی.
  • پیروزی تیم ورزشی حرفه ای مورد علاقه.
  • ماراتن.

توجه: بیشتر این رویدادها به طور مستقیم به شرکت کنندگان شما محدود نمی شود. آنها همچنین می توانند برای یکی از عزیزان خود درخواست دهند.

با توقف های سخت ارتباط برقرار کنید

در کتاب من، یکی از خطاهای طرف جلسه، بیان نکردن یک توقف سخت در شروع جلسه است.

در اسرع وقت به شرکت کنندگان اطلاع دهید که باید در زمان توافق شده پایان دهید.

عدم انجام این کار بسته به نحوه مدیریت زمان، می تواند پایان ناخوشایندی برای جلسه ایجاد کند.

دستور کار را مجدداً تکرار کنید

به عنوان یک حسن نیت راهبردی، چارچوب زمانی جلسه را به دعوت کنندگان یادآوری کنید و تأیید کنید که هنوز برای آنها کار می کند.

چیزی شبیه این، “به نظر می رسد ما 30 دقیقه برای این جلسه در نظر گرفته ایم. آیا این هنوز برای شما کار می کند؟»

دوم، فرض نکنید که شرکت کنندگان برنامه سفر را خوانده اند.

اطمینان حاصل کنید که آنها می دانند چه چیزی در ترکیب وجود دارد و به آنها اجازه دهید تا یک ضمیمه ایجاد کنند.

این مرحله حیاتی در جلسه انتظارات مناسبی را ایجاد می کند و به شرکت کنندگان حس کنترل می دهد که هر دو آنها را راحت می کند.

به دستور کار بچسبید

همه ما می دانیم که انجام این کار بسیار سخت تر از آن چیزی است که به نظر می رسد.

مهم است که اطمینان حاصل کنید که از دستور کار به عنوان راهنمای خود برای اجرای جلسه استفاده می کنید.

به مناطقی که قبلاً توسط هر دو طرف توافق نشده است، منحرف نشوید.

اول، می‌توان آن را غیرحرفه‌ای تلقی کرد که بر روی مماس‌هایی که در بحث اصلی گنجانده نشده‌اند، تلقی شود.

واقعیت این است که مردم همیشه این کار را انجام می دهند و احتمالاً مورد توجه قرار نمی گیرد.

با این حال، این چیزی است که مورد توجه قرار نمی گیرد: جلسه ای محکم که به دستور کار می چسبد، که هر بار در میان جمعیت برجسته می شود.

نحوه رسیدگی به سوالات جانبی

در مورد سناریوهای سخت که در آن شرکت کننده نظر یا سوالی را مطرح می کند که تضمین می کند جلسه را از مسیر خارج کند یا به تاخیر بیاندازد، چطور؟

در این شرایط، بهتر است به سادگی سؤال را تأیید کنید و در پایان جلسه برای پاسخ به آن اجازه بگیرید.

این فرصتی دیگر برای ایجاد حس کنترل به مهمانان در حین مدیریت کارآمد جلسات خود را ارائه می دهد.

شرکت‌کنندگان همچنین از شما قدردانی می‌کنند که سؤالات خود را در پایان جلسه مطرح کنید زیرا این نشانگر دیگری است که به آنها گوش داده و اولویت‌بندی شده است.

در پایان جلسه، شما دو گزینه دارید.

اگر توقف سختی دارید، با درایت موفقیت جلسه را برجسته کنید و اجازه بخواهید که سؤال آنها را از طریق ایمیل یا موارد مشابه مطرح کنید.

حتی می توانید آن را در صورت لزوم به جلسه بعدی اضافه کنید.

حتی اگر کمی انعطاف دارید، باز هم باید قبل از پرداختن به هر گونه نگرانی پیرامونی، بر جلسه موفق تاکید کنید، و به آنها کمک کنید تا مطمئن شوند که شما از پایان معامله خود حمایت کرده اید.

خلاصه ای شفاهی از جلسه ارائه دهید (در زیر بحث شده است) و برجسته کنید که به موقع به پایان می رسید، که نشان می دهد جلسه را به خوبی مدیریت کرده اید و به وقت آنها احترام گذاشته اید.

خلاصه با یک نظر مانند، “فرد، شما قبلا یک سوال در مورد ________ داشتید. اگر می‌خواهید جلسه را تمدید کنید، وقت بیشتری دارم، یا اگر برای شما بهتر جواب داد، می‌توانیم از طریق ایمیل به این موضوع رسیدگی کنیم.»

توجه داشته باشید که شما با درایت تاکید می کنید که آنها جلسه را طولانی می کنند.

یک خلاصه کلامی ارائه دهید

خلاصه کردن شفاهی یک جلسه یکی از کارهای مورد علاقه من است که هنگام پایان جلسه انجام می دهم.

دقت را افزایش می‌دهد، خلاصه‌های مفیدی را ارائه می‌کند و پایانی کمتر ناخوشایند ایجاد می‌کند.

این خلاصه‌ها باید جامع باشد و تمام نکات اصلی جلسه از جمله موضوعات اتفاقی را برجسته کند.

آنها همچنین باید جملاتی مختصر و شبیه به گلوله باشند.

پایان به موقع

این را نمی توان بیش از حد تحت فشار قرار داد.

اول از همه، این نشان می دهد که شما به وقت همه احترام می گذارید.

دوم، نشان می دهد که شما می دانید چگونه یک جلسه را به طور موثر اداره کنید.

و اگر همه چیزهای لازم را در کمتر از زمان تعیین شده پوشش داده اید – با خیال راحت جلسه را زودتر خاتمه دهید. پس از همه، چه کسی دوست ندارد چند دقیقه از روز خود را پس بگیرد؟

پس از جلسه، خلاصه ای از ایمیل ارسال کنید

این فقط یک بهترین تمرین است.

با این حال، چند نفر از ما در غفلت از این مرحله مقصریم؟

این باید یک ایمیل ساده با یک نقطه گلوله برای همه موارد مورد بحث، از جمله موارد اقدام باشد.

همچنین باید از گیرندگان بخواهید تأیید کنند که چیزی از قلم نیفتاده است.

نتیجه

تمرین چند تا از این تاکتیک ها را در یک زمان در نظر بگیرید تا زمانی که تبدیل به عادت شوند.

آن را با اجرای چند مورد دیگر دنبال کنید.

این باعث می‌شود که شما احساس خستگی نکنید و در نتیجه مدیریت تماس ویدیویی خود را بهبود نبخشید.

تسلط بر تماس های ویدیویی راهی ساده برای جلب احترام و قدردانی کسانی است که با آنها ملاقات می کنید.

به همان اندازه قابل توجه رضایت زیادی است که هنگام اجرای جلسات خود با ظرافت تجربه خواهید کرد.

اینجاست که شما تبدیل به آن بازاریاب دیجیتال شوید که همه مشتاق دیدار هستند!

منابع بیشتر:


تصویر ویژه: fizkes/Shutterstock





منبع